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Trabalhar com inúmeras demandas e ainda pensar em formas e práticas para melhorar a gestão dos negócios é um desafio constante para os departamentos jurídicos. Sócio no JP Doretto Advocacia, parceiro do Thomson Reuters-Tedesco Tecnologia, Josiel Morais lembra que a empresa pode ter custos mais altos em alguns processos enquanto outros podem ser menos caros. “Entra aí a função do gestor, que pode controlar esse custo para o escritório. É preciso chegar a uma boa medida que seja boa pra empresa e boa para os parceiros, que são os escritórios externos.”

Palestrante da 10ª Fenalaw, quando irá abordar as boas práticas que ajudam as empresas a diminuírem seus gastos, Morais conversou com o Última Instância sobre alguns temas importantes para os departamentos jurídicos, como gestão de custos, terceirização, retenção de talentos entre outros.

Imagem: Josiel

Leia a entrevista:

Última Instância: Quais são as áreas ou serviços que despendem maior custo para os departamentos jurídicos?

Josiel Morais: Os custos de um departamento jurídico são diferentes dos custos de um escritório. Os custos de um jurídico interno é o escritório de advocacia e o que ele gera de despesas. Basicamente, além dos honorários, todas as despesas do escritório podem ser suportadas pelo jurídico interno.  Os pilares que a gente pode nortear como causadores de despesas no contencioso de massa hoje são os honorários propriamente ditos do escritório. O contencioso de massas são ações de grande volume, com uma alta demanda, mas a complexidade jurídica deles é baixíssima. Então, por exemplo, em um processo no qual uma pessoa reclama pela troca de um produto que custa 50 reais, se eu pagar mais do que 50 reais o custo neste processo já não está mais valendo a pena para a empresa. Se estes custos forem mal dimensionados, para cima ou para baixo, você pode ter aí um descompasso com o custo do processo efetivo e o custo da administração desse processo. Ou seja, você pode estar conduzindo um processo de baixíssimo risco por um escritório cobrando muito caro, por exemplo. Em alguns processos você vai pagar caro, em outros vai pagar muito barato, então entra aí a função do gestor, que pode controlar esse custo para o escritório. É preciso chegar a uma boa medida que seja boa pra empresa e boa para os parceiros, que são os escritórios externos.

Terceirizar serviços pode ser uma boa saída ou não? Quais serviços podem ser terceirizados?

Morais: O que você não terceiriza é a sua estratégia. O restante, se for operacional, você pode terceirizar tudo. A empresa pode chamar a responsabilidade, pode apenas controlar a entrada e saída do processo e pode terceirizar a gestão, gestão inclusive do massificado. Pode terceirizar contratos, cobrança de relatórios. Tudo isso, claro, você só consegue terceirizar ou delegar para outros quando você já tem o controle. Então, você tem os procedimentos adequados e você sabe até que ponto pode delegar pra alguém fazer porque você sabe exatamente como cobrar isso.

Como é possível reter um bom profissional nos departamentos jurídicos?

Morais: Muitos advogados internos de empresas não vão escrever peças, eles vão controlar números, dinheiro, contratos. Usam do Direito para suportar as decisões deles. É outro conceito. Reter talentos no departamento jurídico é um desafio constante. Você pode ter plano de carreira, você pode ter salário-bônus, mas quem dita se fica ou não é o mercado. O gestor pode reter ou pode tirar todo mundo em uma tacada. Mesmo com benefícios tem gente que prefere, digamos, a qualidade de vida ao invés de ter pressão. Essa “geração y” quer trabalhar o suficiente e ganhar muito bem pra isso. Então, vestir a camisa está ligado para muitos hoje à qualidade de vida. O que adianta eu ganhar bem e não ter tempo de ir a uma academia?

Como a empresa pode reduzir custos com a utilização da tecnologia?

Morais: Hoje qualquer redução de custos está ligada à tecnologia. Por exemplo, se não há o controle efetivo sobre quando nasce o seu processo e quando ele deve ser encerrado, você pode prolongar a vida deste processo por um longo período. Não raro, tem processo que se encerra e com a morosidade do Judiciário, o processo pode demorar meses para ser arquivado. A contingência, por exemplo, está ligada diretamente ao resultado de preços. Se eu coloco um real a mais em um milhão de processos eu tenho um milhão de reais a mais na minha contingência. Sem uma tecnologia, um sistema adequado você não consegue reduzir seus custos. Então, hoje a ferramenta tecnológica está muito ligada à questão financeira do processo. Não tem receita de bolo, mas existem melhores prática. A empresa tem que ter o cenário adequado, mas pode ser que o cenário seja adequado naquele instante. O fato de mudar o gestor, por exemplo, muda completamente a gestão de processos. A ferramenta te ajuda em parte, porque ela é uma ferramenta, não é gestão.

Que práticas podem ser adotadas para auxiliar na redução de gastos?

Morais: Todos, independentemente da área onde atuam, se tiverem procedimentos conseguem reduzir custos. Por exemplo, hoje nós somos citados em um processo. Se temos um procedimento de coleta de subsídios para enviar ao escritório no tempo certo para ele fazer a defesa corretamente, podemos reduzir a quase zero o risco de “tomar uma revelia”. Então, tudo depende do procedimento interno. Os procedimentos administrativos mudam de uma empresa pra outra, mas no Direito, basicamente, o controle é igual pra todos. Normalmente os advogados sabem trabalhar com o Direito, o que nos falta é exatamente essa cadeira de administrador.

Como podem funcionar esses procedimentos para melhorar a gestão dos negócios?

Morais: A empresa, no final, vai querer saber o seguinte: quantos processos entraram, quanto ela pagou, quanto deve para futuro. É basicamente isso, são números, não entra no mérito do Direito. Pra redução de custos, o Direito é um “pedacinho da operação”. Mas o controle judicial não é abstrato, ele é objetivo. Você tem que ter procedimento para tudo. Como é que eu envio? Como é que eu cobro? Como eu não cobro? Como eu chamo a atenção do advogado? Como o advogado me repassa essa informação?