(Foto: Rachid Waqued)

A Academia de Policia Civil (Acadepol) e a Secretaria de Estado de Administração (SAD) realizam hoje (8) um curso de gestão de documentos para escrivãs, investigadores e delegados.

O objetivo do treinamento é orientar e coordenar a avaliação da massa documental acumulada nas unidades policiais, repassar a atualização normativa sobre gestão de documentos e a tabela de temporalidade dos arquivos.

Para a delegada Lucia Falcão, é de extrema importância a atualização das informações sobre a temporalidade dos documentos. ‘Existem documentos que têm um tempo de validade. É importante saber quais podem ser eliminados e quais devem permanecer e que pertencem ao patrimônio da instituição’, afirmou Lucia.

Para a superintendente de Documentação e Informação Técnica e Administrativa da Secretaria de Estado de Administração e palestrante do curso, Doralice Martins, os servidores devem estar sempre atualizados quanto aos prazos dos documentos. ‘A avaliação documental e os prazos, o acompanhamento das mudanças e atualizações da legislação são imprescindíveis para quem trabalha com a gestão de documentos’, afirmou a palestrante.

O treinamento aborda conceitos sobre documentos, informação, arquivo, formas adequadas para se arquivar documentos, sistemas de arquivos e tabela de temporalidade de documentos, entre outros assuntos.

A Secretaria de Estado de Administração disponibiliza em seu endereço eletrônico (www.sad.ms.gov.br) a tabela de temporalidade de documentos para todas as secretarias de Estado.

Tabela

De acordo com o decreto 11.153, de 27 de março de 2003, a guarda definitiva ou o descarte de documentos gerados pelas autoridades, pelos agentes públicos, pelos órgãos ou pelas entidades que integram a administração pública do Estado de Mato Grosso do Sul observarão prazos e condições estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

A guarda temporária e a eliminação de documentos observarão procedimentos propostos pelo Arquivo Público Estadual e aprovados pela Secretaria de Estado de Administração.

A TTD e suas atualizações, depois de aprovadas, serão exibidas na internet para uso e consulta por agentes da administração pública e usuários dos seus serviços.Os documentos referentes às atividades das áreas-fim do Estado receberão tratamento arquivístico próprio, conforme orientação da área interessada.

Ainda de acordo com o decreto, os servidores que manipulam ou atuam na guarda de documentos de órgãos e entidades do Estado deverão ser treinados sobre a aplicação, utilização e atualização da TTD pelos órgãos estaduais competentes. O curso acontece no período matutino, no auditório da Acadepol, no Parque dos Poderes.