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As 3 frustrações mais comuns na maioria dos empresários, independente do segmento de mercado ou região, são tempo, equipe e dinheiro – nessa ordem.

Esses 3 fatores atormentam donos de negócios e perduram muitas vezes por toda suas vidas.

O empresário trabalha muitas horas no negócio, esquecendo às vezes a família, os amigos ou o desenvolvimento de outras oportunidades de negócio; o desempenho da equipe não está no nível desejado por ele ou tem problemas de recrutamento, gestão e permanência das pessoas certas; o empresário não gera a receita que ele acha ideal ou possível para seu negócio.

A notícia boa é que esses 3 itens são passíveis de serem reorganizados e desenvolvidos, pondo um fim no tormento dos donos de negócios.

Tempo é o único recurso limitado do empresário, pois jamais se recupera o que ficou para trás!

O domínio do tempo depende do senso de organização pessoal e de como o empresário delega atribuições e atividades a outras pessoas.

Ocorre que 90% das pessoas não organizam a sua rotina enumerando suas atividades, nem tampouco são capazes de definir o que é urgente e o que é importante.

Aí se enroscam em pequenas atividades que não terão o menor impacto no seu negócio e dão conta de que o dia se foi sem que tivessem lidado com o que era realmente essencial e produtivo.

Se um empresário ou gestor precisa ter o seu tempo produtivo, ele necessita ter um bom plano de ação.

Algumas dicas essenciais para administrar melhor o TEMPO:

• Assegure-se de anotar o máximo de itens que você precisará tratar ao longo do dia, com previsão de início e término: telefonemas, reuniões, leitura e instrução pessoal, orientação à equipe e feedback, análise de indicadores (faturamento, despesas, investimentos etc).
• Acredite na regra 80% - 20%: 80% do tempo você deveria estar fazendo e 20% se preparando para fazer - ou seja, passe pelo menos 20% do seu tempo se organizando e planejando o que necessita ser feito, definindo quem, quando, com quais recursos e quais resultados esperados.
• Ao final de cada dia, faça um plano de atividades para o dia seguinte: planejar é simples, difícil é por tempo em cada item do plano de ação. Esse plano de atividade diário deve estar em linha com o plano trimestral e anual para a sua empresa. As pessoas bem sucedidas com o seu negócio são aquelas que acima de tudo escrevem e executam planos de ação de curto e médio prazo.
• Delegue o máximo de atividades que puder: não confunda delegar com abdicar! Delegar requer ter sistemas e processos definidos, treinamento e educação de pessoas, identificação de lideranças, reportes periódicos e feedback.

EQUIPE, a segunda maior frustração, quando devidamente treinada, comprometida e produtiva representa o começo da liberdade do empresário, ou o caminho para que o negócio passe a servi-lo - e não o contrário.

O princípio de tudo está na seleção dos candidatos que vão ocupar os diversos cargos e o plano de desenvolvimento para que alcancem novos e importantes cargos na gestão do negócio.

• Antes de iniciar qualquer processo de seleção, descreva as atribuições do cargo e as características que o candidato ideal deverá ter.
• Dissemine a Visão e a Missão da empresa, treine os funcionários para suas funções, deixe claro quais são as regras do jogo!
• Faça reuniões periódicas, dê feedback sobre o desempenho e abra oportunidade para comentários e sugestões sobre o que deve ser repensado na empresa.
• Saiba reconhecer o mérito de cada funcionário, seja pela produtividade, cumprimento de metas, contribuição com novas práticas etc.
• Tenha um programa de cargos, salários e recompensas escrito e difundido na empresa. A retenção dos talentos depende dele!
• Lembre-se sempre que você só poderá se ausentar da empresa para novos projetos pessoais ou profissionais se a sua equipe for hábil e estiver comprometida com o negócio. Portanto, a sua liberdade está nas mãos dela.

A terceira frustração dos donos de empresas, DINHEIRO, está relacionada com a organização do tempo - mediante um plano de ação consistente e efetivo– e com uma equipe preparada para assumir riscos – depois de treinada, motivada e reconhecida pelos seus esforços.

A partir daí, coloque em prática o plano de marketing e vendas, defina as estratégias para cada um dos 5 caminhos para o lucro (prospectos, taxa de conversão, número de transações por cliente, valor médio por venda e margem).

Agora é só colocar em prática o plano de ação, revisar periodicamente, reeditar as boas estratégias e comemorar os seus resultados.