Com a proximidade do fim do ano, têm início os preparativos para festejar as realizações do ano que passou e abrir o ano que se aproxima. Nas empresas, é comum que empreendedores e colaboradores se reúnam para comemorar os resultados alcançados e compartilhar as metas para o ano seguinte.

“A confraternização anual deve ser um momento de celebração entre os gestores e todos os colaboradores. Nesse dia, devemos quebrar os protocolos de hierarquia, mas com cuidado. O respeito mútuo deve ser a máxima para o sucesso do evento”, diz Altair Rosa, consultor empresarial de recursos humanos e fundador da Persuaders Consultoria.

Mas, até nos momentos de celebração, as empresas precisam planejar. Segundo Rosa, a organização da festa deve começar com um orçamento bem equilibrado, tendo bem definido o quanto pode ser gasto.

Se for detectado que não há verba suficiente, o empreendedor deve logo pensar em alternativas à festa, já que economizar muito na comemoração pode afetar imagem da empresa diante da equipe.

É comum micro e pequenas empresas substituírem o encontro por brindes como cestas de Natal ou entrega de presentes aos funcionários.

Caso os resultados anuais da empresa permitirem gastar mais, o melhor é festejar, dizem os especialistas ouvidos pelo UOL. O passo seguinte é avaliar qual o local mais apropriado que agradaria às pessoas, não apenas ao próprio empreendedor.
Celebração deve ser fora da empresa

“O escritório ou o galpão da fábrica não são os melhores lugares para a realização do evento. Os colaboradores precisam sentir um ar diferente e esses espaços não têm os recursos adequados. Amontoar e juntar mesas ou bancadas são improvisações não aconselháveis. É uma economia que não fica bem aos olhos dos colaboradores”, declara. Por outro lado, ele diz que negociar parcerias e permutas com clientes e fornecedores pode ser uma opção para economizar.

É necessário considerar também se o evento será exclusivo aos colaboradores da empresa ou se abrangerá também seus familiares.

“A vantagem de incluir os familiares é a de que isso proporciona a integração deles na empresa e, com isso, se ganha mais um aliado aos negócios. A desvantagem é que os colaboradores podem formar ‘grupinhos’ de familiares durante o evento, deixando, assim, de confraternizarem entre si, que é o propósito principal”, declara Rosa.

Se a festa acontecer no final de semana, o consultor diz que o mais indicado é que seja durante o dia, num local espaçoso e com muito verde, além da presença de familiares. “Se a opção for esta, pense, inclusive, em dar alguns presentes às crianças e organizar gincanas com brindes”, diz.

Se a confraternização for num dia de semana, o ideal é que seja numa sexta-feira e que o expediente seja encerrado por volta das 16 horas na data. “Se o evento começar por volta das 20 horas, as pessoas têm a oportunidade de se preparar, como trocar de roupa para o jantar”, afirma.

Pesquisa e degustação são essenciais para um bom serviço a preço justo

Mayara Lima, coordenadora de RH da Crowe Horwath Brasil, diz que para conseguir bons preços, o ideal é iniciar o planejamento de festa de fim de ano com, pelo menos, três meses de antecedência.

“Se deixar para muito perto da data, fica mais difícil encontrar lugares disponíveis e os preços já estão mais altos por causa da demanda. Antes de fechar qualquer serviço, tenha, no mínimo, três orçamentos.”

O cardápio e as bebidas têm que ser condizentes com a ocasião. Se a festa for longa, vale a pena investir em vários pratos, pois as pessoas terão tempo de provar tudo. Se a confraternização for mais formal, a profissional recomenda um jantar com opções de massas e um cardápio mais refinado.

Se for um coquetel, pode incluir salgados e canapés. Mas é importante conhecer o local e degustar o que será servido antes de fechar o pacote.

A bebida alcoólica também pode ser liberada, mas sem exagero. Cerveja e bebidas mais fracas, como batidas, são uma boa pedida. Também é importante orientar as pessoas que estão dirigindo a não beber e, se o pessoal exagerar, não há mal em suspender a bebida.

Para que a festa agrade a maioria das pessoas, é importante que ela esteja de acordo com o perfil da empresa e dos colaboradores. Se a equipe for jovem, pode ser mais descontraída, por exemplo.

“Durante a organização, o empreendedor pode enviar uma enquete com opções para os colaboradores. Assim, todos se sentirão incluídos e as chances de agradar são maiores”, afirma Lima.